煤礦企業(yè)檔案管理思考研究

我國主要能源源于煤炭。隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，煤礦企業(yè)為國民經(jīng)濟發(fā)展作出了巨大貢獻。新形勢下，煤礦企業(yè)發(fā)展面臨新的問題，為企業(yè)經(jīng)營管理提出了更高的要求。煤礦檔案是在煤礦企業(yè)對生產(chǎn)管理過程活動的記錄，通過對煤礦企業(yè)檔案管理工作進行分析，可使煤炭行業(yè)管理人員更加深入了解企業(yè)的概況，為企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有效的參考依據(jù)。隨著時代的快速發(fā)展，煤礦企業(yè)傳統(tǒng)的檔案模式已不能滿足企業(yè)的發(fā)展需要，要求檔案管理人員與時俱進，不斷努力學(xué)習(xí)新的管理方法，提升檔案管理工作水平，保證煤礦企業(yè)安全生產(chǎn)，促進企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。
　　一、煤礦企業(yè)檔案管理的重要性
　　企業(yè)檔案是在企業(yè)各項活動中產(chǎn)生的，不同類型的企業(yè)，其活動性質(zhì)不同，現(xiàn)代企業(yè)活動包括管理、技術(shù)開發(fā)、生產(chǎn)銷售等。管理指企業(yè)各層管理者面向市場與內(nèi)部生產(chǎn)進行的組織、計劃控制等活動，企業(yè)管理、生產(chǎn)銷售活動離不開檔案的記錄使用。企業(yè)檔案在各項活動中得以不斷補充。企業(yè)檔案因內(nèi)容不同分為管理類、科技類、會計銷售類與人事類檔案。企業(yè)檔案管理特征指企業(yè)檔案的職能性，效用的執(zhí)行性。企業(yè)檔案工作是遵循企業(yè)活動的客觀規(guī)律，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)決策管理中的作用。
　　改革開放使中國步入全球化經(jīng)濟發(fā)展軌道，近年來，煤礦企業(yè)不斷發(fā)展與世界經(jīng)濟接軌。中國五百強企業(yè)整體規(guī)模持續(xù)擴大，企業(yè)投資穩(wěn)步發(fā)展，社會貢獻日益增強，轉(zhuǎn)型升級明顯加快等。國際上對企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)十分嚴格，我國煤礦企業(yè)與國際企業(yè)合作中要充分借鑒國外企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)，完善自身檔案管理工作。檔案管理是為煤礦企業(yè)提供競爭力的基礎(chǔ)性保障，齊全的檔案是企業(yè)在國際合作中的必要條件，檔案管理有利于維護企業(yè)的合法權(quán)益。加強煤礦企業(yè)的檔案管理工作具有重要的戰(zhàn)略意義。
　　煤礦檔案是煤礦企業(yè)對生產(chǎn)經(jīng)營管理全過程的詳細系統(tǒng)全面的記錄信息，是記錄煤礦企業(yè)發(fā)展歷程的重要載體。煤礦企業(yè)檔案以企業(yè)所有檔案為參照對象，結(jié)合企業(yè)自身特點進行分類。根據(jù)企業(yè)的不同載體可分為黨群類、行政類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、基本建設(shè)類等。煤礦檔案匯集了企業(yè)相關(guān)研究的成果，是煤礦企業(yè)發(fā)展中的重要文化財富。企業(yè)必須重視對檔案的管理工作，不斷完善檔案管理，以提升企業(yè)生產(chǎn)管理效率。
　　二、煤礦企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀
　　目前很多煤礦企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理的重視不足，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理是做好檔案工作的關(guān)鍵。要將檔案管理工作納入企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的目標(biāo)規(guī)劃中，才能有效強化檔案管理的成效。只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者切實看到檔案為企業(yè)帶來的效益，才會轉(zhuǎn)變對檔案管理的認識。
　　經(jīng)費投入不足是煤炭企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視的重要體現(xiàn)，管理的投入與收益比率是企業(yè)管理者必須考慮的問題。檔案管理工作帶來的效益具有隱蔽性的特點。很多煤炭企業(yè)開展檔案管理缺乏足夠的資金保障，企業(yè)通常將大多資金用于生產(chǎn)經(jīng)營活動，忽視了檔案為企業(yè)帶來的長遠利益。企業(yè)經(jīng)營者目光局限于短期經(jīng)濟效益，不能以正確的態(tài)度看待檔案管理工作。導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展規(guī)模局限化。
　　企業(yè)檔案貫穿企業(yè)日常經(jīng)營管理活動全過程，檔案信息收集是企業(yè)利用檔案的首要環(huán)節(jié)。煤炭企業(yè)在檔案信息收集工作中不到位的現(xiàn)象嚴重。企業(yè)缺乏對各類文件材料的收集歸檔制度，對整理檔案的具體要求無明確的標(biāo)準(zhǔn)。
　　企業(yè)從事生產(chǎn)交易會生成文檔，未對檔案實行統(tǒng)一規(guī)范管理的企業(yè)普遍缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案作用難以有效發(fā)揮。分散無序的檔案狀態(tài)影響了檔案工作的順利開展?；靵y的管理方式限制了企業(yè)的發(fā)展規(guī)模，企業(yè)的不斷發(fā)展需進一步的數(shù)據(jù)資源管理，如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理者對檔案資源重視不足，缺少檔案工作各環(huán)節(jié)的科學(xué)規(guī)范指導(dǎo)與有力的內(nèi)部監(jiān)督，會造成企業(yè)檔案資源失效。企業(yè)檔案如由個人或相關(guān)部門分散保管，當(dāng)部門主要負責(zé)人離職會導(dǎo)致企業(yè)管理斷層，加重企業(yè)的成本負擔(dān)，嚴重影響企業(yè)的生存發(fā)展。缺乏科學(xué)有序的管理方式，會導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者處于被動狀況，為不法分子占有企業(yè)核心檔案信息提供條件。
　　煤礦企業(yè)追求以最少的投入換取最大的利益，一些企業(yè)檔案管理人員身兼數(shù)職，業(yè)務(wù)繁雜，導(dǎo)致工作顧此失彼。部分檔案管理人員缺乏一定的專業(yè)管理知識，面對日益復(fù)雜的檔案資料，力不從心。一些單位的兼職檔案管理人員未曾參加過相關(guān)專業(yè)技能培訓(xùn)，在檔案管理材料收集工作中缺乏專業(yè)技能，嚴重影響了檔案工作質(zhì)量。企業(yè)人員流動量大，人力資源有限，導(dǎo)致檔案積壓的現(xiàn)象比較普遍。
　　三、加強煤礦企業(yè)檔案管理的建議
　　隨著我國市場經(jīng)濟體制的完善，煤礦企業(yè)已成為我國經(jīng)濟發(fā)展不可或缺的重要力量。近年來，煤礦企業(yè)檔案工作有了很大的進步，但仍有很多的企業(yè)檔案工作仍處于初級階段。企業(yè)整體缺乏檔案意識。阻礙了企業(yè)的健康快速發(fā)展。因此，明確針對煤礦企業(yè)檔案工作在管理體制等方面的制度及相關(guān)工作非常迫切。
　　現(xiàn)有法律中未全面覆蓋企業(yè)經(jīng)營中面臨的具體問題。國家檔案局對檔案的開放、個人利用等相關(guān)內(nèi)容進行了規(guī)定，但未涉及煤礦企業(yè)檔案管理具體方面規(guī)定。2009年頒布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》確定了企業(yè)檔案的工作原則、制度方法要求。很多企業(yè)不能及時了解新的規(guī)定，需國家檔案局及各級行政管理部門加強對新規(guī)定的宣傳解讀。
　　各級檔案行政管理部門應(yīng)加強學(xué)習(xí)，加強對新規(guī)定的宣傳工作，盡快對新出臺的規(guī)定進行解讀。以便企業(yè)能及時了解新政策精神及其在實際工作中的指導(dǎo)意義。加強各級檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門培訓(xùn)指導(dǎo)，保證新政策的有效落實，將新標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)納入檔案年度培訓(xùn)計劃中。各級行政管理部門應(yīng)在實踐中不斷完善，檔案行政部應(yīng)積極參與到企業(yè)檔案指導(dǎo)工作中，切實發(fā)揮規(guī)定的實效，為企業(yè)能積極學(xué)習(xí)新政策奠定基礎(chǔ)。企業(yè)只有重視新政策的學(xué)習(xí)，才能結(jié)合自身實際制定合理的制度規(guī)范，保證新規(guī)定的落實。
　　煤礦企業(yè)的根本目的是盈利，要提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案工作的重視，檔案行政人員在指導(dǎo)企業(yè)開展檔案管理工作中，應(yīng)結(jié)合自身企業(yè)的特點，確定開展企業(yè)檔案工作的原則。以追求效益為原則，滿足企業(yè)基本的開發(fā)檔案記錄作用的需求。企業(yè)檔案記錄要置于服務(wù)生產(chǎn)后，企業(yè)開展各項檔案工作以其需求為出發(fā)點，確保在最短時間內(nèi)顯示出檔案工作對企業(yè)的重要性。以實際成效引起企業(yè)管理者對檔案工作的重視。
　　煤礦企業(yè)的規(guī)模發(fā)展壯大離不開企業(yè)檔案的專業(yè)化，需要加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。企業(yè)檔案管理不能僅滿足于一些簡單的工作。企業(yè)檔案管理水平的提升受限于欠缺利用開發(fā)信息資源的能力，聘任對檔案管理具有實踐經(jīng)驗的管理人員負責(zé)檔案管理工作，有利于建立規(guī)范化的管理體系。煤礦企業(yè)可從企業(yè)目前的員工中著重培養(yǎng)，了解在職員工的情況，可節(jié)省重新招聘人員需付出的成本。在企業(yè)日常工作中培養(yǎng)出精通檔案業(yè)務(wù)，具有工作熱情的專業(yè)人員，選擇合適的人才組織相關(guān)人員參加檔案理論知識學(xué)習(xí)。提升企業(yè)員工的檔案管理能力。