地質(zhì)勘探單位內(nèi)部控制探討

一、地質(zhì)勘探單位建立內(nèi)控的背景要求
近年來(lái)，國(guó)家為了推進(jìn)內(nèi)控建設(shè)，相繼制定和出臺(tái)了各種內(nèi)控制度。內(nèi)部控制不僅能使單位的組織權(quán)力規(guī)范有序且科學(xué)高效地運(yùn)行，還能有力地保障戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。目前地勘單位正處于事改企進(jìn)程的關(guān)鍵階段，即將邁入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，面對(duì)新的變化，要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中謀求生存和發(fā)展，建立有效的內(nèi)部控制就顯得尤為必要。
二、地質(zhì)勘探單位內(nèi)部控制存在的問題
1.企業(yè)內(nèi)部控制體系不健全或形同虛設(shè)
地勘單位一般由局和若干隊(duì)和專業(yè)公司組成。局一般對(duì)下屬單位在一些重要的事項(xiàng)比如限額資產(chǎn)的購(gòu)進(jìn)和處置、大額資金的使用等方面提出了內(nèi)控要求。其他很多方面都是由二級(jí)單位自己進(jìn)行管理。二級(jí)單位有些雖然設(shè)置了董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層，但在實(shí)際工作中并未按照公司章程中的治理結(jié)構(gòu)來(lái)管理公司。除一些重大的事項(xiàng)需向上級(jí)單位報(bào)批外，其他重要事項(xiàng)基本都是由經(jīng)理層自行商討，總經(jīng)理最后拍板。由于股東、董事、監(jiān)事基本都是由上級(jí)單位委派，也無(wú)利益關(guān)系，股東單位、董事、監(jiān)事不參與單位管理，決策、執(zhí)行、監(jiān)督的職責(zé)基本未履行，股東大會(huì)也較少組織召開。很多二級(jí)實(shí)體沒有結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)和內(nèi)控要求來(lái)設(shè)置內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)，各部門之間職責(zé)分工未進(jìn)行明確劃分，制衡機(jī)制少且對(duì)一般員工多、對(duì)高管少，權(quán)利和責(zé)任沒有落實(shí)到各責(zé)任單位。
2.管理人員以及員工對(duì)內(nèi)控認(rèn)識(shí)不足、觀念淡薄
地勘單位的管理者很多是技術(shù)人員出身，對(duì)內(nèi)部控制的概念不清、觀念淡薄、不夠重視。包括一些員工，也認(rèn)為內(nèi)部控制僅僅是財(cái)務(wù)部門等少數(shù)幾個(gè)部門的事，或者認(rèn)為內(nèi)部控制僅僅是對(duì)項(xiàng)目成本的控制。這些認(rèn)識(shí)往往造成地勘單位內(nèi)控工作做得不到位、不全面、有疏漏，在具體工作中形成這樣或那樣的問題。比如，地勘單位的項(xiàng)目多數(shù)地處偏遠(yuǎn)山區(qū)或農(nóng)村，項(xiàng)目人員由于內(nèi)控意識(shí)不足，發(fā)生的成本費(fèi)用經(jīng)常出于方便的原因進(jìn)行張冠李戴，以為只要關(guān)鍵人員清楚就行了。殊不知，長(zhǎng)此以往，會(huì)造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的嚴(yán)重失真，造成管理上的漏洞，加大單位的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
3.缺乏健全的內(nèi)控制度
現(xiàn)在不少地勘單位，雖然也有一些內(nèi)控方面的制度，但比較片面，不成體系。幾乎沒有一家地勘單位形成了一套適用于地勘單位的較為完善的內(nèi)控制度，更不用說建立一套完整的內(nèi)控手冊(cè)?，F(xiàn)有的制度有些也只是一些較為簡(jiǎn)單的制度或規(guī)定，實(shí)際執(zhí)行過程中又很多只是浮于表面，沒落到實(shí)處。還有些內(nèi)控制度的制訂目的僅僅是用于應(yīng)付上級(jí)單位的檢查。以上情況勢(shì)必會(huì)造成內(nèi)控工作無(wú)法深入，不能發(fā)揮內(nèi)控應(yīng)有的價(jià)值。
4.管理者缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)
地勘單位由于以前承擔(dān)的工作任務(wù)多是國(guó)家項(xiàng)目，任務(wù)書由中央或地方財(cái)政下達(dá)，不愁沒活干，也不愁收不了款。故造成地勘單位的管理者風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺乏，風(fēng)險(xiǎn)管理能力也較差。地勘單位中很少有設(shè)置了風(fēng)險(xiǎn)管理部門的單位，更不要說對(duì)投資、客戶信用、財(cái)務(wù)管理、采購(gòu)等管理活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，建立完整的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系。目前已有的風(fēng)險(xiǎn)管理，多集中在對(duì)項(xiàng)目的若干風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防和控制，沒有貫穿所有業(yè)務(wù)、各個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)一些重大事項(xiàng)的決定，比如一些大型設(shè)備的購(gòu)置、項(xiàng)目的承接多是憑經(jīng)驗(yàn)做決定。雖然有些事項(xiàng)也進(jìn)行了可行性研究，但目的多出于流程上的應(yīng)付。隨著事改企工作的推進(jìn)，地勘單位將全部進(jìn)入市場(chǎng)，風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇并存。企業(yè)如果不能及時(shí)識(shí)別、科學(xué)分析經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中可能會(huì)遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)并制訂出風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，勢(shì)必會(huì)造成以后的管理工作陷入被動(dòng)。
5.現(xiàn)有內(nèi)控措施范圍窄、方法簡(jiǎn)單、有效性不強(qiáng)
地勘單位現(xiàn)有內(nèi)控措施主要集中在項(xiàng)目成本控制、生產(chǎn)安全控制、報(bào)告質(zhì)量控制、資金收支控制、備用金管理控制等方面，范圍較窄，不全面，沒有實(shí)現(xiàn)全過程、全員性控制。特別是企業(yè)層面的內(nèi)控，基本是空白。業(yè)務(wù)層面的內(nèi)控，還有很多方面沒有考慮到。比如合同管理、全面預(yù)算管理、內(nèi)部信息傳遞、業(yè)務(wù)外包管理、資產(chǎn)管理中的原材料和低值易耗品管理。內(nèi)控的方法也相對(duì)簡(jiǎn)單粗放，造成有時(shí)雖然流程上看似乎沒有問題，但其實(shí)對(duì)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并沒有控制住，內(nèi)控的有效性自然也就降低了。
6.內(nèi)控監(jiān)督、評(píng)價(jià)機(jī)制不獨(dú)立、不健全
地勘單位對(duì)內(nèi)控的評(píng)價(jià)與監(jiān)督一般沒有專門的部門完成，有些只是在上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位經(jīng)營(yíng)目標(biāo)任務(wù)完成情況的考核審計(jì)中順便完成，既非重點(diǎn)也不全面。一些下級(jí)單位，雖設(shè)立了內(nèi)控審計(jì)機(jī)構(gòu)，但內(nèi)部審計(jì)人員多是由財(cái)務(wù)人員兼職，人數(shù)少且缺乏經(jīng)驗(yàn)。
大多數(shù)審計(jì)機(jī)構(gòu)直接對(duì)總經(jīng)理或隊(duì)長(zhǎng)負(fù)責(zé)，既不專業(yè)也不獨(dú)立。有些單位的內(nèi)審人員只對(duì)少數(shù)幾個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行內(nèi)審，審計(jì)的目的也只是完成上級(jí)下達(dá)的審計(jì)任務(wù)，看起來(lái)有審計(jì)和監(jiān)督，實(shí)質(zhì)上根本不起作用，更不用說發(fā)現(xiàn)內(nèi)控方面的問題。有些單位雖然設(shè)置了董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)，但由于成員基本是由上級(jí)單位委派，本應(yīng)在內(nèi)控評(píng)價(jià)和監(jiān)督方面起重要作用卻在實(shí)際工作中根本不起作用。內(nèi)部監(jiān)督部門的不獨(dú)立、不健全，使得無(wú)法對(duì)內(nèi)部控制建立和實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，也就無(wú)法對(duì)內(nèi)控的有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)，無(wú)法發(fā)現(xiàn)內(nèi)控制過程中的缺陷，內(nèi)控的實(shí)施得不到保證。
三、加強(qiáng)地質(zhì)勘探單位內(nèi)部控制的相應(yīng)對(duì)策
1.建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的科學(xué)的內(nèi)控管理體系
地勘單位應(yīng)嚴(yán)格按照公司法的要求，做實(shí)投資，落實(shí)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層各自的權(quán)利和責(zé)任，扭轉(zhuǎn)現(xiàn)在董事、監(jiān)事不參與管理的局面。增設(shè)內(nèi)控管理機(jī)構(gòu)且職責(zé)分工要明確。
董事會(huì)要對(duì)內(nèi)控的建立健全、有效實(shí)施負(fù)責(zé)，定期召開董事會(huì)，對(duì)內(nèi)控建設(shè)中的重大問題要進(jìn)行商討和決策。審計(jì)委員會(huì)要負(fù)責(zé)審查企業(yè)內(nèi)控的設(shè)計(jì)，對(duì)內(nèi)部控制的有效實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督、評(píng)價(jià)等。監(jiān)事會(huì)應(yīng)對(duì)董事會(huì)建立與實(shí)施內(nèi)控進(jìn)行監(jiān)督。經(jīng)理在內(nèi)控管理中擔(dān)負(fù)重要責(zé)任，要貫徹董事會(huì)及其審計(jì)委員會(huì)對(duì)內(nèi)控的決策意見，要為其他高管提供內(nèi)控方面的領(lǐng)導(dǎo)和指引，定期要與設(shè)備部、項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、人事等部門負(fù)責(zé)人溝通，對(duì)其風(fēng)控措施及效果進(jìn)行督導(dǎo)和核查等。地勘單位應(yīng)成立專門的內(nèi)控工作小組，負(fù)責(zé)制定內(nèi)控手冊(cè)并組織落實(shí)，明確各職能部門對(duì)于內(nèi)控的權(quán)利和義務(wù)，指導(dǎo)內(nèi)控與其他經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的協(xié)調(diào);向董事會(huì)、審計(jì)委員會(huì)、經(jīng)理層報(bào)告內(nèi)控建設(shè)進(jìn)展情況及存在的問題等。
2.增強(qiáng)全員內(nèi)控意識(shí)
地勘單位應(yīng)增強(qiáng)全員內(nèi)控意識(shí)，認(rèn)識(shí)到建立健全內(nèi)控機(jī)制，雖然過程看似麻煩，但一旦有效運(yùn)行起來(lái)，企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)更容易實(shí)現(xiàn)。當(dāng)所有人都有了這樣的意識(shí)，單位內(nèi)部才可能構(gòu)建完善的內(nèi)控機(jī)體系，各部門、各崗位才更能明確自己的職責(zé)，改善和提升自己的工作能力，降低單位的風(fēng)險(xiǎn)。
3.健全單位內(nèi)控制度
地勘單位應(yīng)制定一套貫穿經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全過程，覆蓋各種業(yè)務(wù)和各種事項(xiàng)的內(nèi)控制度，從決策、執(zhí)行到監(jiān)督，要對(duì)全員實(shí)施控制，不留空白點(diǎn)。橫管要到邊、縱管要到底、事前要調(diào)查、事后要評(píng)價(jià)。制訂內(nèi)控制度時(shí)，應(yīng)從以下兩方面來(lái)考慮。一是企業(yè)層面，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注發(fā)展戰(zhàn)略、組織架構(gòu)、人力資源、企業(yè)文化、社會(huì)責(zé)任等。二是業(yè)務(wù)層面，應(yīng)對(duì)資產(chǎn)、資金、采購(gòu)、銷售、全面預(yù)算、工程、合同、研發(fā)、擔(dān)保、外包業(yè)務(wù)、信息傳遞、財(cái)務(wù)報(bào)告、信息系統(tǒng)等方面的管理進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。對(duì)不同層面的內(nèi)容，首先要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，找到風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵點(diǎn)在哪里，再對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵點(diǎn)采取對(duì)應(yīng)的控制措施，根據(jù)控制措施形成制度。
4.加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制
防范風(fēng)險(xiǎn)是內(nèi)控的目的。面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，地勘單位管理者必須加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立完善的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。要能及時(shí)識(shí)別企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)和外部風(fēng)險(xiǎn)。方法上，可以采取定量和定性相結(jié)合的方法，對(duì)各種潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，選定合理的如風(fēng)險(xiǎn)承受、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)、風(fēng)險(xiǎn)降低等風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。根據(jù)不同的策略，選擇具體的控制方法，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可以承受的范圍之內(nèi)。
5.加強(qiáng)人員培訓(xùn)或引進(jìn)人才，制定科學(xué)適用的內(nèi)控措施
地勘單位應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理層和相關(guān)人員素質(zhì)，進(jìn)而提高管理水平和責(zé)任心。內(nèi)部控制是一項(xiàng)重要且繁雜的工作，對(duì)制訂制度的人員要求也較高。必要時(shí)可以引進(jìn)人才，為企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)層面制定出更全面、更科學(xué)適用的內(nèi)控措施。
6.加強(qiáng)內(nèi)控評(píng)價(jià)與監(jiān)督
首先，應(yīng)設(shè)置內(nèi)部控制評(píng)價(jià)部門，比如可以授權(quán)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的具體組織實(shí)施工作。其次，由內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)制定出科學(xué)合理的評(píng)價(jià)工作方案并成立評(píng)價(jià)工作小組具體實(shí)施內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作。最后形成評(píng)價(jià)結(jié)論、出具評(píng)價(jià)報(bào)告。地勘單位內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)保持一定的獨(dú)立性。人員素質(zhì)要高、業(yè)務(wù)能力要強(qiáng)，因?yàn)樗趦?nèi)部控制的有效性評(píng)價(jià)及改進(jìn)建議的提出等方面起著關(guān)鍵作用。對(duì)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)要放權(quán)，要有對(duì)出現(xiàn)的異常情況進(jìn)行追查的權(quán)限和提出處理和處罰建議的權(quán)限等。